Sveučilište u Zagrebu Fakultet organizacije i informatike (FOI) uspješno je završio opsežan projekt unosa i autorizacije arhivskih podataka o završenim studijima i izdanim diplomama u nacionalni Digitalni registar diploma. Time su u sustav uneseni svi raspoloživi podaci koji se odnose na razdoblje od 1984. godine do uspostave automatskog prijenosa podataka iz Informacijskog sustava evidencija u visokom obrazovanju (ISeVO).
Riječ je o zahtjevnom projektu kojim su obrađeni svi zapisi koji ranije nisu bili automatski preneseni u nacionalni sustav, čime je osigurana cjelovitija i pouzdanija evidencija izdanih diploma.
Više od 11 tisuća arhivskih zapisa
Tijekom provedbe projekta zaposlenici Fakulteta detaljno su pregledali, pripremili, ručno unijeli i autorizirali svaki pojedini arhivski zapis. Obuhvaćena je kompletna raspoloživa arhivska građa diploma koja se odnosi na završene studijske programe Fakulteta.
Ukupno je izrađeno i potvrđeno 11.455 arhivskih zapisa, među kojima su:
- 7.136 zapisa prijediplomskih, diplomskih i stručnih studija evidentiranih u ISVU-u,
- 1.929 zapisa studija prema ranijem sustavu VII. stupnja,
- 2.268 zapisa studija prema ranijem sustavu VI. stupnja,
- 119 zapisa specijalističkih poslijediplomskih studija,
- 3 zapisa doktorskih studija.
Temeljita provjera svakog podatka
Projekt nije podrazumijevao samo unos podataka, već i njihovu detaljnu provjeru. Uspoređivani su podaci iz službenih evidencija, studentskih dosjea, matičnih knjiga, arhivskih baza i drugih izvora kako bi se osigurala potpuna točnost.
Posebna pažnja posvećena je provjeri osobnih podataka studenata, naziva studijskih programa, datuma završetka studija te stečenih akademskih i stručnih naziva.
Digitalizirane i same diplome
Osim unosa u nacionalni Digitalni registar diploma, FOI je napravio i dodatni iskorak – digitalizirao je sve diplome obuhvaćene arhivskim unosom te ih pohranio u vlastitu digitalnu riznicu.
Na taj je način uspostavljena jedinstvena digitalna evidencija koja povezuje podatke iz nacionalnog registra s digitalnim preslikama izvornih dokumenata.
Takav sustav omogućuje veću sigurnost i dostupnost podataka, jednostavniju provjeru vjerodostojnosti diploma, bržu obradu zahtjeva bivših studenata te smanjuje potrebu za korištenjem izvorne papirnate arhive.
Očuvana akademska povijest Fakulteta
Posebna vrijednost projekta leži u činjenici da su objedinjeni podaci iz različitih razdoblja razvoja Fakulteta, uključujući promjene studijskih programa, obrazovnih sustava te akademskih i stručnih naziva koji su se mijenjali tijekom godina.
Time je očuvana institucionalna memorija te osigurana dugoročna dostupnost vjerodostojnih podataka o kvalifikacijama koje je Fakultet izdavao tijekom više od četiri desetljeća.
Korak dalje u digitalnoj transformaciji
Završetkom ovog projekta Fakultet organizacije i informatike napravio je još jedan važan iskorak u digitalizaciji vlastitog poslovanja.
Kao jedna od vodećih hrvatskih visokoškolskih ustanova u području informacijskih tehnologija i digitalne transformacije, FOI ovim projektom potvrđuje da digitalna rješenja ne razvija samo kroz nastavu i znanstveni rad, već ih dosljedno primjenjuje i u vlastitim administrativnim procesima, podižući kvalitetu, sigurnost i učinkovitost upravljanja svojim podacima.
Izvor i foto: Fakultet organizacije i informatike
